RFID file Management System

RFID-bestandsbeheersysteem

Een totaaloplossing voor bestandsbeheer.

RFID-bestandsbeheersysteem

RFID-bestandsbeheerRFID is een systeem dat radiofrequentietechnologie gebruikt om bestanden te volgen en te beheren, waardoor de efficiëntie en nauwkeurigheid van bestandsbeheer worden verbeterd. Met behulp van RFID-tags kunnen documenten snel worden gelokaliseerd en geïdentificeerd, waardoor de tijd en moeite die nodig zijn voor handmatig zoeken, worden verminderd. RFID-bestandsbeheer kan, naast het volgen van documenten, ook waardevolle inzichten verschaffen in het gebruik en de verspreiding van documenten.

Systeemdoelstellingen

Systeemvoordelen

Implementatieproces

Benodigde apparatuur

Systeemdoelstelling

Verbeter de efficiëntie van bestandsopslag.

Bij de traditionele beheermethode worden archieven na aankomst in de bibliotheek eerst geclassificeerd, gesorteerd en ingebonden, waarna de relevante informatie in de archiefdozen handmatig wordt opgeschreven. Dit maakt het beheer van archiefbestanden zeer inefficiënt.

Kortere toegangstijd tot bestanden

Door de toenemende omvang en diversiteit van archieven wordt het steeds moeilijker om bestanden terug te vinden. Als bestanden eenmaal niet op de juiste manier zijn opgeslagen, is het erg lastig om ze te traceren.

Orden de bestanden.

Bestanden worden over het algemeen op basis van classificatie opgeslagen, maar door handmatige handelingen, nalatigheid en fouten raakt de volgorde van de bestandsopslag onvermijdelijk verstoord, waardoor de bestandsopslag steeds wanordelijker wordt.

Verbeter het wetenschappelijke karakter van bestandsinventarisatie.

Vanwege het grote aantal dossiers en archiefmateriaal dat in de archiefdozen is opgeborgen, is handmatige identificatie en registratie de enige manier om een volledige inventarisatie van het archiefmateriaal te maken. Dit leidt tot een zeer hoge werkdruk.

Zorg voor tijdig bestandsbeheer.

Bij archiefbeheer is het noodzakelijk om regelmatig verlopen bestanden die geen waarde meer hebben te vernietigen en te verwerken. Door de moeilijkheden bij het inventariseren van archieven in de traditionele beheermethode, kunnen beheerders geen inzicht krijgen in de bewaartijd van de bestanden, waardoor ongeldige bestanden niet tijdig worden opgespoord en verwerkt.

Systeemvoordeel

Hoge efficiëntie

De inventarisatie verloopt snel, er kunnen meer dan 300 inventarislabels worden verwerkt en de informatie kan binnen 8 seconden worden weergegeven, zonder fouten.

Informatisering

Ontvangst, retourzendingen, voorraadbeheer: intelligent, geen handmatige verwerking nodig voor een efficiëntere werkprocessen.

Automatisering

Nauwkeurige positionering, kan nauwkeurig worden geplaatst in de gereedschapskast, laag

Automatisering

De TID- of EPC-code in het elektronische label van het bestand is één-op-één gekoppeld aan de catalogusgegevens van het bestand.

Intelligentisering

Intelligente archiefkast met automatische inventarisatie, realtime updates van uitleen- en retourgegevens, automatische update van toegangsgegevens via het systeem op de achtergrond.

Systeemstroom

Hardwareconfiguratie

RFID-tags, lezers en bijbehorende hardware moeten worden aangeschaft. Tegelijkertijd moet, afhankelijk van de specifieke behoeften, de juiste archiefkast en systeemsoftware worden gekozen.

Etiket plakken

Bevestig de RFID-tag aan het bestand en voer de relevante informatie in het systeem in.

Scanbestand

Gebruik de RFID-lezer om bestanden te scannen en informatie in het systeem in te voeren.

Dagelijks beheer

Dagelijks beheer van bestanden via het systeem, zoals aanvragen, inventaris, enz.

Systeembeheer

Onderhoud en upgrade het systeem regelmatig om de stabiliteit en veiligheid ervan te waarborgen.